一、文件整理的基本原則
完整性優先
確保提交所有相關文件的原件或清晰復印件
按時間順序或邏輯關系排列證據鏈
對缺失文件需標注說明并注明補交計劃
標準化處理
統一使用A4紙型（特殊文件除外）
單面打印確保添加批注
中文文件采用宋體/黑體，英文使用Times New Roman
二、文件分類與編號系統
（一）分類建議
主體資格類
身份證/營業執照復印件
授權委托文件
相關資質證明
證據材料類
書證（合同、票據）
電子證據（需公證的截圖/錄音）
鑒定報告
法律文書類
法院傳票
仲裁申請書
既往判決書
（二）編號規則
[類別代碼]-[年月日]-[序號]
示例：EVD-20250703-001（證據類文件）
三、格式規范詳解
（一）紙質文件處理
裝訂要求：
左側兩釘裝訂
超過30頁需分冊并編制目錄
禁用訂書釘直接固定原始憑證
標注規范：
重要條款用熒光筆標黃
手寫備注需使用黑色簽字筆
每頁右下角標注頁碼（X/Y格式）
（二）電子文件準備
文件格式：
文本：PDF/A（存檔級）
數據：XLSX+PDF雙格式
多媒體：MP4+文字轉錄稿
命名規則：
[當事人]_[文件性質]_[日期]_[版本]
示例：張某_借款合同_20250703_v2
四、特殊文件處理要點
視聽資料
原始載體與轉錄文件同步提交
附帶拍攝時間、地點說明
關鍵畫面打印截圖
外文文件
經認證的翻譯件
保留原文與譯文對照版
翻譯機構資質證明
電子證據
區塊鏈存證證書
哈希值校驗文件
取證過程錄像
五、文件提交清單制作
標準模板要素：
文件名稱及簡要說明
形成時間/獲取渠道
證明目的陳述
頁碼定位指引
版本控制：
每次補充提交需更新清單
修改處用修訂模式標注
保留歷史版本記錄
六、常見錯誤警示
內容錯誤：
擅自添加批注影響原件效力
遺漏騎縫章重要細節
證據來源說明不完整
形式缺陷：
傳真件未做增強處理
復印件未加蓋"與原件核對無誤"章
電子文件未做MD5校驗
七、律師工作優化建議
建立標準化接收流程
預審查清單制度
72小時完整性反饋機制
數字化歸檔系統對接
客戶指導材料
視化證據收集指南
文件準備檢查清單
常見問題解答手冊
八、持續改進策略
建立文件質量評估體系
律師反饋評分機制
典型問題案例庫
定期格式規范更新
技術工具應用
OCR識別預處理
智能編目系統
電子證據存證平臺對接
附：法律文件準備自查表（略）